🛒 Adquisición de sistemas: Cómo acertar sin arruinar a tu empresa (ni tu paciencia)
Si estás metido en el mundo tecnológico o gestionas equipos, seguro que has vivido este momento: la empresa necesita un nuevo software. Ya sea un ERP, un CRM o una infraestructura completa, la necesidad es evidente. Pero, ¿qué pasa después? Que la mayoría de las veces nos lanzamos a comprar la opción que tiene el vendedor más simpático o la interfaz más bonita. Gran error. ❌
Como Ingeniero de Telecomunicación, me ha tocado ver las dos caras de la moneda. Por un lado, en mis años trabajando en financiación de la innovación, he visto proyectos millonarios fracasar por no haber hecho los deberes antes de comprar. Por otro lado, en la Administración Pública aprendí que no hay margen a la improvisación: si no hay un análisis metódico, no hay sistema.
Comprar o desarrollar un sistema no es como ir al supermercado. Es una inversión estratégica que requiere pasar por tres fases innegociables:
- 🔍 El estudio de alternativas: ¿Desarrollamos a medida o compramos algo comercial (COTS)? ¿Nos vamos al Cloud o lo mantenemos on-premise? Hay que poner todas las cartas sobre la mesa.
- ⚖️ La evaluación de la viabilidad: No basta con que el sistema sea bueno. Tiene que ser viable técnica, económica y legalmente para nuestra realidad actual.
- 🎯 La toma de decisión: El momento de la verdad, donde los datos objetivos y las matrices de puntuación deben silenciar a las opiniones subjetivas.
Entender la teoría es fácil, pero bajar esto al barro, a la realidad de las empresas, es donde la cosa se pone verdaderamente interesante.
1. El Estudio de Alternativas: Abriendo el abanico 🪭
Antes de evaluar nada, necesitamos opciones. Pero ojo, opciones que tengan sentido. No podemos comparar "peras con manzanas". En esta fase, suelo plantear tres grandes caminos:
- 💻 Desarrollo a medida (In-house o externalizado): Ideal si nuestra necesidad es hiper-específica y nos da una ventaja competitiva brutal. Pros: Se adapta como un guante. Contras: Caro, lento y requiere un mantenimiento intensivo.
- 📦 Software Comercial o "COTS" (Commercial Off-The-Shelf): Productos ya empaquetados (como Salesforce o SAP). Pros: Despliegue rápido, mejores prácticas de la industria incluidas, el proveedor asume el mantenimiento base. Contras: Tienes que adaptar tus procesos al software (y no al revés), posible sobrecoste por funcionalidades que nunca usarás ("bloatware").
- ☁️ SaaS / Cloud vs. On-Premise: Esta es la decisión de infraestructura. ¿Pagamos por uso y dejamos que otro lo aloje (SaaS/Cloud) o lo queremos todo bajo nuestro techo y control absoluto (On-Premise)? Hoy en día, la balanza suele inclinarse al Cloud, pero en mis auditorías IT he visto empresas que, por privacidad estricta de datos, no pueden salir del On-Premise.
💡 Mi consejo aquí: Quédate con un máximo de 3 o 4 alternativas sólidas. Si tienes 10 opciones, te paralizarás analizando.
2. La Evaluación de la Viabilidad: ¿Podemos (y debemos) hacerlo? ⚖️
Tener alternativas está muy bien, pero ahora hay que pasarlas por el filtro de la realidad de la empresa. Para esto, la viabilidad la podemos dividir en cuatro dimensiones críticas:
| Dimensión de Viabilidad | ¿Qué evaluamos? 🤔 | El error más común 🚩 |
| Técnica | ¿Tenemos la infraestructura necesaria? ¿El nuevo sistema se integrará con nuestro "legacy" o será una isla? | Subestimar el coste y esfuerzo de las integraciones (APIs). |
| Económica / Financiera | TCO (Total Cost of Ownership). No mires solo la licencia. Suma: implantación, formación, mantenimiento y soporte a 3-5 años. | Olvidar los costes ocultos (ej. subir de nivel de soporte en el año 2). |
| Operativa / Organizativa | ¿Están los usuarios dispuestos a usarlo? ¿Hay resistencia al cambio? | Pensar que un buen software arregla malos procesos. No lo hace. |
| Legal / Cumplimiento | LOPDGDD, ENS (Esquema Nacional de Seguridad), normativas sectoriales... ¿El proveedor cumple? | Usar soluciones en la nube donde los servidores están en países sin garantías legales. |
3. La Toma de Decisión: Dejando fuera las emociones 🎯
Llegamos al final del camino. Tenemos 3 opciones y sabemos que todas son viables. ¿Cómo elegimos?
Nada de "me da la sensación de que este es mejor". El proceso es matemático:
- Definir Criterios: Haz una lista de lo que importa (ej. Coste, Usabilidad, Seguridad, Soporte 24/7).
- Asignar Pesos: No todo importa igual. Al coste le puedes dar un peso del 40%, a la seguridad un 30% y a la usabilidad un 30%.
- Puntuar: Evalúa cada alternativa del 1 al 10 en cada criterio.
- Calcular: Multiplica la puntuación por el peso y suma. La opción con la nota más alta gana. Punto.
Un truco desde la trinchera: Cuando la matriz te da una opción ganadora, pero "en las tripas" sientes que no es la correcta, revisa los pesos de tus criterios. A menudo, tu intuición ha detectado algo crítico que olvidaste incluir en la tabla.
En conclusión 🏁
Adquirir un sistema no es un mero trámite administrativo; es esculpir el futuro tecnológico de tu organización. Requiere rigor, paciencia y, sobre todo, método. Si sigues estos tres pasos (alternativas, viabilidad y decisión basada en datos), te garantizo que dormirás mucho más tranquilo.
¡Espero que esta guía te sea de enorme utilidad en tus próximos proyectos! Como siempre, nos vemos en los comentarios. ¿Cuál ha sido vuestro mayor dolor de cabeza al implementar un nuevo software? ¡Os leo! 👇